Система электронного документооборота PAYDOX
Collaboration Suite
Электронный документооборот
и совместная работа
  Демо:
Кейс-менеджмент (ACM) Документооборот
Бизнес-процессы Файловый каталог
 
О системе
Версии
Онлайн Демо
Установить
Проект PayDox получил международную награду WfMC 
 (Workflow Management Coalition) «за Совершенство в Кейс-Менеджменте»
Функциональные возможности

Электронное согласование, утверждение и рецензирование документов


Согласование и утверждение документов в электронном виде позволяет ускорить и упростить управление документооборотом в организации.
  • В «PayDox Электронный документооборот» документы могут быть просмотрены, согласованы, утверждены и зарегистрированы. После утверждения изменение документа возможно только пользователем с исключительными правами, однако после такого изменения документ необходимо утвердить снова. Это защищает утвержденные документы от несанкционированного изменения.

  • При настройке типа документа задается, необходим ли список согласующих для этого документа. Если его указать, то в документе появляется поле для ввода списка согласующих. Если пользователь имеется в этом списке и наступила его очередь согласовывать документ, то при входе в карточку документа у него появляется кнопка «Согласовать», а у утверждающего – «Утвердить».

  • Система рассылает автоматические e-mail уведомления пользователям, для которых наступила очередь согласовывать или утверждать документ.

  • При указании списка согласующих можно задать порядок согласования (маршрутизацию) документа. Возможно как параллельное согласование, при котором пользователи могут согласовывать документ одновременно и независимо друг от друга, так и последовательное согласование, при котором пользователи осуществляют согласование документа только в определенной последовательности. Обе эти возможности могут комбинироваться.

  • Программными настройками системы можно задавать также условную или жесткую маршрутизацию.
    Условная маршрутизация означает автоматическое определение списка согласующих и утверждающего в зависимости от некоторого условия, например, от суммы договора, который согласовывается.
    Жесткая маршрутизация означает автоматическое задание списка согласующих и утверждающего и невозможность их изменения для определенных категорий документов.

  • В карточке документа отображается полная история согласования документа пользователями: информация о дате начала согласования для данного пользователя, нормативная дата окончания согласования для данного пользователя, дата фактического согласования, количество дней согласования, отклонение от нормативного срока согласования в днях. Информация о сроках согласования пользователем документов видна также в календаре событий данного пользователя.

  • Если к карточке документа присоединены несколько файлов (например, файл договора и приложения к нему), то возможно дополнительно с согласованием карточки всего документа осуществлять отдельное согласование каждого присоединенного к карточке файла.
По нажатию кнопок «СОГЛАСОВАНИЕ» и «УТВЕРЖДЕНИЕ» на главной странице системы выдается список документов вместе с присоединенными к карточкам документов файлами. Указанные в карточке документа согласующие и утверждающие могут просматривать файлы документов, согласовывать и утверждать документы непосредственно из списка документов, не входя в карточку документа.

Список документов в СЭД PayDox, требующих согласования

В карточке документа согласование производится простым нажатием кнопки «Согласовать» в блоке «Согласование» в правом меню. В поле «Замечание» пользователь может ввести комментарий по согласованию. При положительном согласовании документа ввод комментария необязателен.

Согласование документов в СЭД PayDox


Возможен выборочный «откат» согласования – пользователь с соответствующими правами может отменить факт согласования или отказа в согласовании для любых пользователей нажатием на кнопку «Отменить» в блоке «Согласование», «откатив» процесс согласования назад на нужное число шагов.

Карточка документа также может быть получена в формате MS Word нажатием на кнопку «Документ MS Word» в правом меню карточки документа. Реквизиты из карточки документа «на лету» подставляются в вызываемый файл MS Word. Настройка карточки документа на вывод в формате MS Word проста и может производиться как администратором системы, так и самими пользователями.

Информацию о состоянии согласования документа можно экспортировать в MS Word, нажав на кнопку «Лист согласования» в правом меню карточки документа. Электронная форма листа согласования настраивается в соответствии с принятым у заказчика шаблоном бумажного листа согласования. Лист согласования формируется автоматически и включает: информацию о факте согласования документа сотрудниками, комментарии и замечания, факсимильные подписи сотрудников.

Автоматическое формирование листа согласования в формате MS Word

Информацию о текущем состоянии согласования всех документов и другую статистику по работе с документами можно представить с помощью настраиваемых отчетов. Отчеты формируются «на лету» по нажатию кнопки «Отчет» на правой панели и отображают всю информацию о состоянии документооборота на предприятии. Например, может быть получена информация, какие документы, у каких пользователей и сколько времени находятся на согласовании.

Отчет о состоянии согласования документов


Утверждение документов

Чтобы утвердить документ в системе «PayDox Электронный документооборот», необходимо нажать на кнопку «Утвердить» в блоке «Утверждение» в правом меню карточки документа.

Утверждение документов в СЭД PayDox


Рецензирование документов

При согласовании документов можно использовать механизм управления созданием рецензий на документы. Функциональность рецензирования в системе «PayDox Электронный документооборот» может быть использована как в процессе согласования документов, так и для документов, не находящихся на согласовании.
Текущий согласующий пользователь может запросить рецензию на данный документ, нажав на кнопку «На рецензию» в блоке «Согласование».

Далее пользователь указывает список рецензентов, от которых требуется рецензия на данный документ, выбирая пользователей из справочника.

Рецензирование документов в СЭД PayDox


Указанные пользователи получают автоматические e-mail уведомления с извещениями о необходимости создать рецензию на документ.
Документы, для которых текущему пользователю необходимо создать рецензию, появляются также в списке документов на согласование для данного пользователя, который выдается по кнопке «СОГЛАСОВАНИЕ» на главной странице конфигурации «Документооборот». После создания пользователем рецензии данные документы в списке не появляются.

Пользователю, которому необходимо создать рецензию на текущий документ, нужно нажать на кнопку «Рецензия», находящуюся в карточке документа в блоке кнопок «Согласование», если рецензия от него была запрошена другим пользователем в процессе согласования документа, или в блоке кнопок «Относящиеся», если рецензию он создает по своей инициативе.

Далее пользователь заполняет форму рецензии. При этом необходимо определить тип создаваемой рецензии – положительная рецензия или отрицательная, нажав на соответствующую кнопку.

Создание рецензии на документ в СЭД PayDox

Создаваемые пользователями рецензии, а также запросы пользователям на создание рецензий отображаются в карточке документа под заголовком «Рецензии».

Отображение рецензий в карточке документа

Воспользовавшись кнопкой «Загрузить файл» вверху в правом меню карточки документа, можно также загрузить файл с рецензией.

Загрузить файл с рецензией в карточку документа

Другие возможности «PayDox Электронный документооборот» по согласованию документов:

  • представление пользователю всего списка документов, для которых наступила его очередь их согласовывать, c использованием одной кнопки в меню
  • автоматические e-mail (или SMS) уведомления пользователям, для которых наступила очередь согласовывать или утверждать документ
  • автоматическое ведение системой истории согласования документа пользователями
  • автоматическое формирование системой бумажного листа согласования, содержащего историю согласования, включая комментарии и фиксимильные копии подписей согласующих сотрудников. Настройка внешнего вида формируемого системой бумажного листа согласованияи, аналогичного используемому заказчиком в «ручном» виде
  • добавление пользователями текстовых комментариев и файлов в историю согласования
  • задание и последующий контроль нормативных сроков согласования документов пользователями как в днях, так и в часах для срочных документов: как для групп пользователей, так и для отдельных пользователей
  • автоматический вывод информации о необходимости согласовать документы в персональных календарях пользователей с указанием периода согласования, т.е. даты/времени начала и даты/времени конца согласования в соответствии с нормативными сроками для данного пользователя
  • приостановка и возобновление процесса согласования администратором или модератором
  • делегирование полномочий по согласованию документа другому пользователю
  • добавление согласующим пользователем другого пользователя в список согласования
  • принудительное завершение согласования администратором или модератором и отправка документа на утверждение
  • взаимоувязанное согласование родительских и подчиненных документов
  • маркировка документов, находящихся на согласовании, пиктограммами в выдаваемых системой списках документов для наглядности
  • внесение автором документа отметок по учету замечаний пользователей, согласующих документ
  • автоматические счетчики времени нахождения документа на согласовании для каждого согласующего пользователя
  • представление состояния согласования документов в виде панели сбалансированных показателей
  • настройка на обязательное согласование документа всеми согласующими или на возможность отказа в согласовании
  • настройка на приостановку согласования документа при отказе в согласовании или продолжении согласования
  • настройка на возможность утверждения документа до окончания согласования или только после окончания согласования
Все эти возможности в СЭД PayDox включаются и отключаются на уровне кнопок, доступных пользователю. Например, большинству рядовых пользователей, согласующих документы, можно показывать только две кнопки «Согласовать» и «Отказать».



О системе | Контакты | Web-сайт PayDox
Новые возможности PayDox
PayDox в Twitter PayDox в Facebook
Адаптивный кейс-менеджмент (ACM) vs. BPM
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox Adaptive Case Management
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox AJAX-BPM Управление бизнес-процессами
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox Электронный документооборот
Flash-ролик Презентация PDF-документ
PayDox - сейчас бесплатно
Вы можете работать с PayDox также на iPad и Android-планшетахPayDox на Android
PayDox
на iPad и Android