Управление взаимоотношениями с клиентами и контрагентами (CRM) и система электронного документооборота (СЭД)

О необходимости интеграции CRM и СЭД

Очевидной проблемой при использовании традиционных систем CRM на предприятии является неспособность таких систем вести актуальную и полную информацию о всех взаимоотношениях с клиентами и контрагентами, включая всю историю создания и обмена совместными документами.

Конечно же, в данном случае речь идет, в основном, о клиентах - юридических лицах, компаниях, отношения с которыми после заключения сделки (подписания договора, выписки и оплаты счета и т.п.) не заканчиваются, а, скорее, только начинаются. Длящиеся заключенные договора и проекты требуют поддержки, и CRM, предлагающая обслуживание взаимоотношений с клиентами - юридическими лицами, должна предоставлять такой функционал. Обработки «воронки продаж» для CRM, обеспечивающей работу с клиентами-юридическими лицами, совершенно недостаточно.

Сопровождение потенциальной сделки с клиентом и контрагентом это лишь часть необходимой работы. Возможность CRM-системы оперативно предоставить всю информацию по любому клиенту и контрагенту, включая всю историю ранее исполненных и текущих договоров, проектов и платежей весьма важна как для текущей работы с данным клиентом, так и для формирования его интегрального рейтинга как надежного исполнителя договорных обязательств.

Первичные данные, которые используются в системе взаимоотношениями с клиентами и контрагентами (CRM) находятся в первичных документах предприятия - счетах, актах, договорах и т.п. При наличии на предприятии системы электронного документооборота (СЭД) эти данные существуют в цифровом виде, являются достоверными и верифицированными, так как прошли процедуру электронного согласования и утверждения ответственными сотрудниками. Этим данным можно доверять, они доступны в цифровом виде и система управления взаимоотношениями с клиентами и контрагентами (CRM), построенная на базе интеграции с СЭД будет обладать необходимой функциональной полнотой для обеспечения своей работы. Более того, стандартный функционал СЭД, например, процедуры согласования документов, ознакомления, уведомления и др., часто является крайне необходимыми для обеспечения функционирования CRM.

Таким, образом, только система CRM, построенная на базе СЭД либо осуществляющая тесную интеграцию с СЭД, способна обеспечить полноту необходимого функционала для работы с клиентами и контрагентами. Поскольку 80% такого функционала - это работа с документами. И возможность по 1-му клику на карточке контрагента получить всю информацию по данному контрагенту, все текущие документы (письма, договоры, платежи и др.), и тут же, при необходимости, просмотреть их и оперативно согласовать, является принципиально важной. Только связка СЭД + CRM может обеспечить комплексную работу с клиентами и контрагентами - от первичной обработки воронки продаж до контроля исполнения договоров и платежей.

Представление общей воронки продаж для разнотипных сделок в PayDox CRM

B2B CRM-система, работающая в организации, клиенты которой, в основном, юридические лица, как правило, обслуживает не один вид сделок, а несколько. В отличие от B2C CRM-системы, ведущей, в основном, однотипные сделки по продажам физическим лицам товаров или услуг.

Сделки в B2B CRM-системе являются более длительными, чем в B2C CRM-системе и бизнес-процессы их обработки гораздо более разнообразны. Довольно часто в одной B2B CRM-системе требуется вести и сделки по продаже готового продукта, и договора послепродажного обслуживания или технической поддержки и разнообразные услуги корпоративным клиентам. Все эти виды сделок имеют свои особенности и им назначаются разные шаблоны бизнес-процессов обработки. При этом возникает задача единообразного отражения всех таких сделок в общей воронке продаж с одинаковым набором статусов сделки для представления общей картины с продажами по всей организации и контроля возникающих узких мест на протяжении всего жизненного цикла сделок. Поскольку и клиенты для таких разнотипных сделок часто одни и те же, и подразделения, и менеджеры, занимающиеся продажами, также часто те же самые.

Система управления взаимоотношениями с клиентами и контрагентами PayDox CRM включает в себя функционал, позволяющий настраивать различные типы сделок и бизнес-процессов их обработки с возможностью представления всех таких сделок в общей воронке продаж. Это обеспечивает единообразное управление и контроль состояния разнотипных сделок в целом по организации.

Для обеспечения такой возможности в PayDox CRM любому бизнес-процессу обработки сделки можно назначить статус сделки из настраиваемого справочника. Далее, при расчете воронки продаж, различные сделки и бизнес-процессы их обработки группируются в соответствии с такими стандартными статусами сделки и результат в виде графического представления воронки показывается на интерактивном дашборде или в отчете. Статус сделки может присвоить вручную ответственный пользователь или это может быть сделано автоматически системой при прохождении бизнес-процесса обработки сделки в соответствии с настраиваемыми правилами.

Данный функционал позволяет PayDox CRM полноценно обрабатывать разнотипные виды сделок (продажи товаров, услуг, ведение проектов, исполнение различных договоров), возникающие при обслуживании клиентов - юридических лиц.

На одном наглядном графическом дашборде руководитель может видеть общее состояние по всем видам сделок (продажи товаров, услуг, ведение проектов, исполнение различных договоров) в целом по предприятию. Наличие узких мест в продажах (низкий процент сделок, успешно переходящих на следующий этап обработки) сразу же выявляется. При необходимости, воронка продаж может быть показана в различных разрезах, в том числе по конкретному типу сделки, по клиенту, по подразделению, по сотруднику, за период. Интерактивный дашборд воронки продаж позволяет по клику на слой воронки сразу получить список сделок с соответствующим статусом и всю необходимую информацию по ним.

Графическое представление текущего состояния воронки продаж можно также получить одним кликом в виде страницы в формате PDF или отчета в формате MS Excel. Такой презентабельный вид удобен для распечатки и отправки по электронной почте или через социальные сети.

Сопровождение потенциальной сделки с клиентом и контрагентом − это лишь часть необходимой работы. Возможность CRM-системы оперативно предоставить всю информацию по любому клиенту и контрагенту, включая всю историю ранее исполненных и текущих договоров, проектов и платежей, весьма важна как для текущей работы с данным клиентом, так и для формирования его интегрального рейтинга как надежного исполнителя договорных обязательств.

Тесная интеграция с электронным документооборотом PayDox СЭД позволяет комплексно обрабатывать в PayDox CRM любые виды сделок, создавать, согласовывать и подписывать весь комплект документов по сделке: договоры, счета, акты, протоколы, прочие документы, для которых в системе создаются шаблоны, по которым готовые экземпляры документов генерируются автоматически.

Связка СЭД + CRM, реализованная в PayDox, обеспечивает комплексную работу с клиентами и контрагентами − от первичной обработки воронки продаж до контроля исполнения договоров и платежей.

Функциональность CRM включена в бесплатную версию PayDox Team, которая скачивается и устанавливается за несколько минут, после чего готова к работе.

Попробуйте, как это работает — прямо сейчас!

	СЭД/CRM PayDox Team — сейчас и бесплатно!
	Управление совместной работой сотрудников, контроль задач и поручений? Это просто! PayDox Case Management. Попробуйте, как это работает!
	Управление бизнес-процессами? Легко! PayDox AJAX-BPM. Попробуйте, как это работает!