Там, где Восток встречается с Западом: конвергенция электронного документооборота и ECM

Теги, задачи и контекстный поиск в канцелярском документообороте

ECM (Enterprise Content Management) — это система управления цифровым контентом предприятия. Обычно в случае ECM речь идет о неструктурированном контенте, различных текстовых документах, их сборе, хранении, обработке и предоставлении доступа сотрудникам предприятия.

Термин ECM, как правило, употребляется для классификации иностранного программного обеспечения, которое обычно обладает достаточно широкими функциями по обработке неструктурированной информации, но недостаточно заточено под требования отечественного документооборота.

Система Электронного Документооборота (СЭД) — это система управления документами предприятия. Обычно в случае СЭД речь идет о регистрации документов в соответствии с корпоративными правилами и государственными требованиями, их учете, исполнении поручений и резолюций по документам, контроле сроков исполнения документов, их согласовании и утверждении.

Термин СЭД, как правило, употребляется для классификации отечественного программного обеспечения, которое обычно обладает достаточными функциями по обработке документов в соответствии с отечественными реалиями, но в котором не всегда представлены универсальные функции по обработке неструктурированного контента.

Как видно из этих определений, каждая из перечисленных категорий ПО имеет достоинства и недостатки с точки зрения отечественных корпоративных заказчиков. Именно поэтому 1) отечественные СЭД достаточно успешно конкурируют с иностранным ПО на отечественном рынке и 2) довольно часто их стараются использовать в связке, интегрируя инсталляции СЭД и ECM между собой. Как правило, систему ECM при этом используют как хранилище документов с универсальными функциями бэкапирования, поиска и обработки, а СЭД используется для реализации привычных функций регистрации, согласования, утверждения и ознакомления с документами сотрудников.

Из сказанного вполне формулируется очевидный вопрос - почему бы не «довернуть» отечественные СЭД до полного набора универсальных функций, используемых для работы с цифровым неструктурированным контентом?

И, конечно же такая работа по совершенствованию отечественных СЭД постоянно идет, и они постоянно пополняются полезными возможностями по обработке неструктурированной информации – в дополнение ко всем своим стандартным функциям, регулируемым требованиями к отечественному документообороту. Более того, выясняется, что такие универсальные функции могут быть еще более развиты, чтобы соответствовать более высоким требованиям отечественных корпоративных заказчиков к работе с документами.

В качестве примера можно привести такую полезную функцию как разметка неструктурированного контента тегами. Это популярная функция, которая сильно облегчает поиск нужной информации в ECM и не только в них – многие web-сайты используют теги, чтобы помочь своим пользователям быстро находить нужную информацию.

В традиционных СЭД обычно до сих пор как-то без такого полезного механизма обходились. Документы категоризировали с помощью стандартных справочников, использовали утвержденную номенклатуру дел. Но, если работникам канцелярии этих простых возможностей вполне хватало, то обычным пользователям, которые в наше время очень активно стали использовать СЭД, этих нехитрых возможностей уже явно недостаточно. Те пользователи, кто привык быстро и удобно находить нужную информацию и самостоятельно помечать тегами то, что им может пригодиться для последующего быстрого поиска, желали бы иметь такие возможности и в СЭД, которую они используют на работе. Вспоминать обычному пользователю, к какому разделу номенклатуры дел принадлежит документ, который ему нужен, довольно затруднительно.

В системе электронного документооборота PayDox механизм тегов, которыми могут помечаться электронные документы, по запросу корпоративных пользователей, был существенно развит. Поскольку каждое подразделение на предприятии может иметь собственные предпочтения по структуре таких тегов (очевидно, что теги, которыми помечают документы юристы и бухгалтеры, скорее всего, будут отличаться), то в системе реализована возможность разметки документов как глобальными тегами, видимыми всеми сотрудниками на предприятии, имеющими доступ к данному документу, так и локальными – видимыми только сотрудниками конкретного подразделения (отдела, управления). Эта удобная возможность позволяет сотрудникам самостоятельно категоризировать документы для их последующего быстрого поиска и при этом не загромождать документы лишней информацией, ненужной в другом подразделении. Юристы будут видеть только свои теги и осуществлять по ним быстрый поиск, а экономисты свои.

Кроме этой важной особенности корпоративным пользователям потребовалось, чтобы теги, которыми они размечают документы, были иерархическими. В этом случае их можно группировать в папки, открывая и закрывая при необходимости. В результате удобство работы еще более повысилось, появилась возможность группировать большое количество тегов в компактные папки, чтобы не загромождать экран с документами, чтобы каждый пользователь мог открыть только ту папку, теги из которой ему нужны для поиска документов в данный момент. Фактически такие механизмы позволили реализовать в системе электронного документооборота PayDox средства для создания и использования самими пользователями гибких справочников для категоризации документов, без программирования и без осуществления сложных настроек.

Другим таким же полезным примером является использование средств управления потоками работ (workflow). Обычно для этого также используется специализированное программное обеспечение. А в СЭД, как известно, есть потребность, управлять резолюциями и поручениями, которые, собственно также представляют собой работы или задачи, назначаемые сотрудникам предприятия для исполнения документов. И эта потребность в каждой СЭД, конечно же реализовывалась функционалом типа «управление резолюциями». Как видно из названия, функция эта тесно связана с документом. Вполне естественно расширить этот функционал и включить в СЭД инструмент управления задачами, который можно сделать универсальным – как задачи и поручения могут быть привязаны к документу, так и документы могут сопровождать исполнение задач, либо поручения могут быть и не связаны с документами. В системе электронного документооборота PayDox этот механизм был создан в виде подсистемы и получил название PayDox Case Management, фактически «Управление Делами». Кейс можно представить себе как папку, «дело», в которую можно вкладывать все, что относится к данному «делу» — это может быть проект, договор и т.п. Кейс может содержать документы, задачи, поручения, файлы. И все это может быть иерархическим. При этом сроки исполнения всех задач кейса будут контролироваться системой, а документы кейса можно согласовывать, утверждать и знакомить с ними сотрудников с фиксацией в системе факта ознакомления.

Реализация этих и других возможностей ECM в СЭД PayDox позволила создать эффективные инструменты для работы с неструктурированной корпоративной информацией внутри отечественной СЭД, сохранив при этом все достоинства отечественного документооборота с его строгими правилами обработки документов: регистрации, согласования, утверждения и ознакомления с документами сотрудников.

	СЭД PayDox Team — сейчас и бесплатно!
	Управление совместной работой сотрудников, контроль задач и поручений? Это просто! PayDox Case Management. Попробуйте, как это работает!

О системе | Скачать | Установить | Контакты