Электронный документооборот и совместная работа: критерии выбора системы автоматизации управления предприятием

Плохой системе заказчики мешают. Выбрав плохую систему автоматизации управления предприятием, заказчики часто в результате получают не работающую систему, а стандартный набор претензий поставщика к заказчику — "у вас на предприятии не сделан реинжиниринг, бизнес-процессы не оптимизированы", "ваши сотрудники недостаточно квалифицированы" и т.п. и соответствующий вывод "в таких условиях автоматизировать вас невозможно". Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо правильно подойти к оценке существующих на рынке систем. Наш ответ на этот вопрос очень прост — автоматизировать можно и нужно любое предприятие, даже если его бизнес-процессы размыты и неструктурированы. Внедряемая система должна быть достаточно гибкой, чтобы позволить предприятию начать процесс совершенствования бизнес-процессов. Более того, именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами и нуждаются в первую очередь в системе, являющейся инструментом, с помощью которого этот процесс начнется.

Если на предприятии внедрен электронный документооборот, сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п. Именно наличие этих возможностей и позволит компании начать совершенствование своих бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов фактически на бумаге (даже если эти бумаги и готовятся в электронном виде), создание описаний бизнес-процессов вне рамок самих бизнес-процессов приводит к тому, что описания бизнес-процессов и сами бизнес-процессы существуют отдельно и независимо друг от друга. Что совершенно не гарантирует адекватности этих описаний реальным бизнес-процессам, а с учетом того, что реальные бизнес-процессы имеют обыкновение с течением времени изменяться, через некоторое время делает эти описания совсем малополезными. Если же и сотрудники предприятия, участвовавшие вместе с консультантами в описании и реинжиниринге бизнес-процессов, в результате реорганизации переходят а другие подразделения или увольняются, то через некоторое время следы этой бурной деятельности найти уже трудно, разве что в архиве.

Поэтому наиболее эффективным способом для предприятия структурировать существующие бизнес-процессы и реально их совершенствовать, является, по нашему мнению, внедрение автоматизированной системы управления документами и бизнес-процессами.

Если Ваша компания планирует внедрение стандартов управление качеством ISO9000 или CMM, то наличие на Вашем предприятии системы электронного документооборота (делопроизводства) является для этого необходимым условием, поскольку только автоматизация работы с документами позволит получать количественные оценки эффективности работы сотрудников вашей компании, обеспечит поддержку в рабочем состоянии и выполнение разработанных процедур, соблюдение требований стандартов управления качеством.

Если Ваша компания планирует внедрение полномасштабной ERP-системы управления предприятием, то наличие СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит такое внедрение.

Электронный документооборот позволит:

• ускорить и облегчить внедрение ERP-системы и получить первые реальные результаты существенно раньше за счет своевременной автоматизации бизнес-процессов и документооборота;
• осуществить интеграцию между новой ERP-системой и уже существующими и работающими на предприятии системами;
• построить единый пользовательский интерфейс, объединяющий всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии.

Общеизвестным является факт, что почти сразу после внедрения традиционной СЭД выясняется, что ее возможности недостаточны — интеграция с другими корпоративными приложениями часто неудовлетворительна, функциональность слишком узка, возможности настройки и развития под новые требования заказчика ограничены. Системы класса Smart Enterprise Suite (SES) по классификации Gartner, пришедшие на смену традиционным системам документооборота, призваны стать центрами комплексной обработки корпоративной информации, фактически инструментарием корпоративной автоматизации и интеграции, базирующимся на методологии управления документами.

Кроме собственно функциональности управления документами (Document Management, DM), поддержки совместной работы (Adaptive Case Management, ACM, Collaboration Management) и управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM) важнейшим современным требованием к таким системам является наличие в них функциональности управления записями (Records Management, RM). Данная функциональность позволяет любому корпоративному документу, или, в более широком смысле, любому требующему учета факту либо событию поставить в соответствие запись (набор информационных реквизитов) в корпоративной базе данных, и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведение этой информации пользователями и получение необходимой отчетности. Именно функциональность управления записями и позволяет начать структуризацию корпоративной информации и бизнес-процессов на тех участках деятельности, которых автоматизация еще не коснулась — и делать это, используя стандартные, одинаковые для всех пользователей интерфейсы ввода данных, сохраняя полученную информацию в централизованной базе данных системы.

Система PayDox изначально создавалась с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их бизнес-процессы и оптимизировать работу с документами. PayDox — это реализованный на web-технологиях корпоративный портал уровня Smart Enterprise Suite, позволяющий обеспечить электронный документооборот в организации, оптимизировать управление бизнес-процессами и автоматизировать управление совместной работой сотрудников.

На возможность СЭД PayDox быть инструментом структурирования корпоративной информации хотелось бы обратить особое внимание. Сколь ни важны возможности обработки неструктурированной информации, пропагандируемые как ключевые для многих других систем автоматизации документооборота, корпоративная политика в области информатизации должна быть направлена больше на обеспечение процесса структурирования корпоративной информации, чем на совершенствование методов обработки неструктурированной информации. Реализация наиболее эффективных технологий обработки возможна именно для структурированной информации, более того, критически важные данные, которые необходимо хранить и извлекать со 100%-й достоверностью, должны быть представлены только в структурированной форме. А ведь почти любая информация, содержащаяся в корпоративных документах, циркулирующая в электронном документообороте предприятия (наименования товаров, их количество, цены, имена и фамилии, должности, адреса и номера телефонов и т.п.) является такой критически важной информацией. Обработка неструктурированной информации нужна. Но фокусировать усилия только на этом — уподобляться древним собирателям лесных грибов и ягод, совершенствующих свои методы поиска грибов под лесными корягами и сбора ягод длинными палками с высоких кустов. Даже чемпионам среди таких собирателей никогда было не собрать урожая, сравнимого с тем, который созревал на примитивных плантациях первых земледельцев. Правильный подход, во всяком случае, для предприятий, состоит больше в обеспечении технологии создания структурированной, готовой к обработке информации, чем в изощренных методах обработки хаотичной неструктурированной информации. Бизнес-процессы предприятия должны поддерживать порядок в информации с самого начала, чем позволять создавать хаос и пытаться ликвидировать его впоследствии.

Современный подход к выбору системы электронного документооборота предприятия предполагает одновременный учет сразу нескольких важных критериев при оценке таких систем. СЭД предприятия должна сочетать в себе целый набор важных качеств.

Этот критерий предполагает минимальное использование нестандартных программ и интерфейсов для пользователя, работающего с системой. Это очень важный фактор — иногда сопротивление пользователей внедрению может негативно сказаться на судьбе проекта.

СЭД PayDox не требует установки на компьютер пользователя никакого нового программного обеспечения. Пользователи используют привычные браузеры — MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Apple Safari, программы для работы с файлами документов — MS Word, MS Excel, OpenOffice, почтовые приложения, например, MS Outlook Express. Система имеет простой пользовательский интерфейс. Обучение работе с PayDox происходит существенно быстрее, пользователям обычно хватает часа, чтобы научиться работать с системой в рамках необходимой функциональности.

При внедрении новых систем часто встает вопрос об их совместимости с уже работающими на предприятии системами и программами.

Система PayDox не только может обеспечить совместимость с уже имеющимися на предприятии системами и программами, но может использоваться как средство интеграции как уже существующих на предприятии систем и программ, так и приобретаемых или разрабатываемых в будущем. Такая интеграция может быть обеспечена как на уровне центральной SQL — совместимой базы данных, так и на уровне межпрограммного обмена в режиме реального времени либо файлового обмена. Открытая архитектура PayDox позволяет встраивать в систему любые дополнительные функции. Возможность выгружать и загружать описания документов и бизнес-процессов в XML-формате позволяет осуществлять обмен информацией как между несколькими инсталляциями PayDox, так и между PayDox и другими сэд и используемыми на предприятии приложениями.

Данные, содержащиеся в базах данных других корпоративных приложений, можно подключать к документам PayDox для безопасного санкционированного использования пользователями, которым разрешен к ним доступ. Информация из баз данных других корпоративных приложений может быть интегрирована с информацией из текущего документа PayDox и выведена в файл печатной формы документа в формате MS Word/MS Excel. Таким образом можно:

• структурировать информацию из других корпоративных приложений — бухгалтерских систем, систем управления персоналом, других приложений ERP-систем, представляя ее в виде документов PayDox в разных разрезах;
• добавлять к информации из других корпоративных приложений любую дополнительную информацию (комментарии, пояснения, список сотрудников, которым предназначена информация и т.п);
• формировать необходимую отчетность – данные из нескольких корпоративных приложений могут быть объединены в один отчет, формируемый системой в режиме реального времени;
• предоставлять унифицированный удаленный доступ к информации, находящейся в разрозненных локальных корпоративных приложениях;
• расширять БД PayDox, добавляя в нее собственную информационную структуру;

Эти возможности позволяют использовать систему документооборота PayDox как корпоративный портал, интегрирующий всю корпоративную информацию и предоставляющий единый унифицированный интерфейс для доступа к корпоративной информации. Ценность существующих на предприятии приложений существенно повышается — становится возможным использовать информацию из них совместно и в интересах всего предприятия.

Известно, что обеспечение возможности групповой работы сотрудников с документами и проектами в режиме реального времени — важное требование к современным системам электронного документооборота масштаба предприятия. Часто можно видеть, как сотрудники компании, в которой функционирует корпоративная информационная система, обсуждают документы и проекты, используя стороннее программное обеспечение, не имея возможности делать это в своей корпоративной информационной системе.

Недостатки использования стороннего программного обеспечения для обсуждения корпоративных документов и проектов очевидны — во-первых, конфиденциальная информация может стать доступна посторонним, во-вторых, эта информация не хранится вместе с информацией о документах и проектах, никак не контролируется и может быть утеряна.
К тому же часто системы обмена сообщениями используются не для деловых обсуждений, а для обмена частными сообщениями и обычных разговоров как продолжение на рабочем месте общения на личные темы. В опубликованных итогах исследований использования интернет-пейджеров сотрудниками британских и американских компаний отмечается, что от 30% до 65% сотрудников компаний используют системы обмена сообщениями для личного общения. Поэтому наличие средств групповой работы сотрудников с документами и проектами в режиме реального времени — важное требование, позволяющее как обеспечить безопасность и сохранность корпоративной информации, так и существенную экономию рабочего времени.

В системе PayDox имеется функциональность PayDox Case Management для управления задачами и организации совместной работы сотрудников в режиме реального времени. PayDox Case Management позволяет осуществлять контроль за всеми происходящими в организации событиями — подготовкой, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п.

С помощью PayDox Case Management можно организовывать дискуссионные группы между различными группами пользователей, обсуждать ход проектов или бизнес-процессов, создавать поручения (задачи) и осуществлять контроль их исполнения. Обсуждения и поручения можно создавать непосредственно в карточке документа, они будут доступны только пользователям, имеющим право просмотра данного документа. Состав дискуссионной группы по документу или проекту формируется автоматически только из пользователей, которым разрешен доступ к данному документу.

Также с использованием PayDox Case Management можно обмениваться персональными сообщениями между пользователями и прямо в карточке документа или проекта создавать напоминания о будущих событиях, например, о предстоящих совещаниях и встречах — такие напоминания будут показываться как на экране PayDox Case Management, так и в самой карточке документа.

PayDox поддерживает возможность предоставления санкционированного доступа к документам как сотрудникам компании, где установлена PayDox, так и сотрудникам компаний-партнеров, т.е. можно настроить совместное обсуждение, согласование, утверждение и подписание контрактов с удаленными партнерами.

Современные СЭД должны позволять вести всю историю документа, чтобы в будущем при необходимости восстановить весь ход событий, связанных с документом. Такая возможность обеспечивает отчуждаемость, независимость корпоративных знаний от конкретных сотрудников.

Даже если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место.

В СЭД PayDox имеется возможность хранить историю документов в популярном формате блогов (веб-блогов). В карточке каждого документа можно создавать комментарии в виде блог-комментария, позволяющего представить всю историю создания, согласования, изменения и исполнения документа, весь жизненный цикл документа в системе управления документооборотом предприятия в виде хронологической последовательности наглядных записей. Для каждого такого блог-комментария к документу можно создавать ответные комментарии, что позволяет сохранить в истории документа всю переписку и дискуссии пользователей по данному документу. Доступ к записям истории документа получают только пользователи, авторизованные для данного документа в системе предприятия. Записи блогов различных документов позволяют наблюдать за всеми событиями в системе электронного документооборота предприятия — подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. Удобный формат представления текстовой информации, ссылок, переписки сотрудников, информации о контактах в виде блога помогает в простой и наглядной форме фиксировать всю историю документа в системе электронного документооборота.

На любом предприятии независимо от его размера особое внимание приходится уделять подготовке и контролю исполнения платежных документов. Соответственно, система электронного документооборота предприятия должна обеспечивать поддержку этой деятельности.

Электронный документооборот PayDox позволяет осуществлять подготовку и контроль исполнения платежных документов, вести платежный статус документов как для исходящих, так и для входящих платежей.

Исполнители, ответственные за подготовку и исполнение платежных документов, получают автоматические уведомления по e-mail об изменении состояния платежного статуса документов.

Руководители, принимающие решение об осуществлении платежей, указания о проведении платежей по документам выдают непосредственно из системы электронного документооборота.

В PayDox, кроме всех стандартных функций системы документооборота, можно делать отчеты с элементами управленческого учета, например, балансы по договорам, отчеты о продажах, поставках, платежах и т.п. PayDox, в отличие от других систем документооборота, позволяет хранить ВСЮ информацию о документе в структурированном виде, т.е. все необходимые реквизиты документа могут храниться в БД (а не только ограниченный набор реквизитов карточки документа) и по ним может делаться отчетность в любых разрезах — по периодам, контрагентам, пользователям, подразделениям предприятия и т.п. Пользователи могут создавать для себя любые новые виды отчетов, не обращаясь к администратору системы.

Современные предприятия, независимо от профиля их деятельности, все больше превращаются в центры переработки информации. При работе с документами сотрудникам требуется самая разнообразная информация, которую необходимо иметь под рукой — справочники контрагентов, справочники кодов валют, справочники единиц измерения, телефоны сотрудников и клиентов, перечни оборудования и т.п. Современные системы электронного документооборота должны позволять в удобном виде работать с такой информацией.

В СЭД PayDox имеется как набор стандартных справочников, необходимых практически всем, так и возможность заводить любое количество новых справочников для хранения и использования корпоративной информации. По справочникам можно делать контекстный поиск, информацией из справочников можно заполнять поля документа при его создании или редактировании.

Возможность хранения в системе максимально полной информации о документах и бизнес-процессах очень важна.

Часто автоматизированные системы документооборота хранят только карточки документов, содержащие неполную информацию о документе.

СЭД PayDox позволяет хранить всю информацию о документе и получать детальные отчеты как по документам в целом, так и о конкретных реквизитах. Например, в PayDox можно получать отчеты не только о счетах либо накладных в целом в разрезе периодов, контрагентов, исполнителей, но и детальные отчеты о конкретных товарах и услугах, информация о которых содержится в счетах и накладных.

Современный мир меняется очень быстро. Приобретая новую систему, необходимо убедиться, что она сможет удовлетворить потребностям Вашего предприятия не только сегодня, но и завтра, когда эти потребности изменятся.

PayDox позволяет настраиваться на новые виды документов и бизнес-процессов (а также изменять существующие настройки) в процессе эксплуатации. Более того, настройка на новые виды документов и бизнес-процессов настолько проста, что позволяет это делать не только администратору системы, но и продвинутому пользователю, имеющему на это право. Т.е., например, руководитель подразделения сможет самостоятельно формировать и корректировать описание документооборота своего подразделения.

Электронный документооборот должен быть масштабируемым, т.е. система должна быть способной обслуживать большее количество пользователей без больших затрат времени и финансовых средств на доработку.

Архитектура системы PayDox изначально спроектирована так, что система является масштабируемой. Стандартная инсталляция системы на одном недорогом сервере способна обслуживать от единиц до сотен пользователей. При возникновении необходимости повысить мощность и быстродействие системы нужно просто установить более мощный сервер (опять же вполне в рамках разумного), либо установить сервер приложений и сервер базы данных системы электронного документооборота на два отдельных сервера.

	СЭД PayDox Team — сейчас и бесплатно!
	Управление совместной работой сотрудников, контроль задач и поручений? Это просто! PayDox Case Management. Попробуйте, как это работает!
	Управление бизнес-процессами? Легко! PayDox AJAX-BPM. Попробуйте, как это работает!