Функциональные возможности

Работа с организационно-распорядительными документами

После активации распорядительному документу присваивается статус «Требует согласования», документ отправляется на согласование в соответствии с правилами маршрутизации согласования. Маршрут указывается в карточке документа в поле «Список согласующих» в соответствии с установленной в организации схемой порядка согласования распорядительных документов. При указании списка согласующих можно задать порядок согласования распорядительного документа, выбирая участников согласования из справочника пользователей, либо выбирая автоматически предустановленный маршрут согласования из справочника маршрутов. Визуальный drag-n-drop редактор позволяет формировать и корректировать стандартные маршруты согласования ОРД. Создатель документа располагает последовательных согласующих на разных строках, параллельных на одной строке. Возможна комбинация последовательных и параллельных маршрутов. Также для каждого согласующего можно указать количество дней (часов), которое дается ему на согласование.

Программными настройками системы можно задавать также условную или жесткую маршрутизацию. Условная маршрутизация означает автоматическое определение списка согласующих и утверждающего в зависимости от некоторого условия. Жесткая маршрутизация означает автоматическое задание списка согласующих и утверждающего и невозможность их изменения для определенных категорий документов.

При наступлении срока согласования согласующим отправляются e-mail уведомления со ссылкой на данный документ. При параллельном согласовании пользователи получают документ одновременно и должны его согласовать либо отказать. При последовательном согласовании пользователи получают документ последовательно в соответствии с заданной в карточке документа очередностью, от пользователя к пользователю.

Пользователь, получивший документ на согласование, знакомится с содержимым карточки документа и файлами, прикрепленными к карточке. В зависимости от своего решения согласующий сотрудник может выбрать несколько действий: согласовать, отказать в согласовании, запросить рецензию другого сотрудника по согласуемому документу, делегировать (передать свое право) согласование другому сотруднику, добавить согласующего. Каждое возможное действие согласующего производится нажатием соответствующей кнопки в блоке «Согласование» в правом меню карточки договора.
Если согласующий отказывает в согласовании, то согласование приостанавливается, документ передается на доработку исполнителю. После доработки документ снова отправляется на согласование.

Информацию о состоянии согласования документа можно экспортировать в MS Word, нажав на кнопку «Лист согласования» в правом меню карточки документа. Электронная форма листа согласования настраивается в соответствии с принятым у заказчика шаблоном бумажного листа согласования.

Карточка документа также может быть получена в формате MS Word нажатием на кнопку «Документ MS Word» в правом меню карточки документа. Данные из карточки документа «на лету» подставляются в вызываемый файл MS Word. Настройка карточки документа на вывод в формате MS Word проста и может производиться как администратором системы, так и самими пользователями.

Согласованнный приказ передается на подписание руководителю, документу в системе присваивается статус «Требует утверждения». Подписанту отправляется email-уведомление со ссылкой на документ, требующий утверждения. Утверждающий знакомится с содержимым карточки и версиями файлов документа, прикрепленными к карточке.

Если руководитель считает, что документ не готов для подписания, то он отказывает в утверждении нажатием кнопки «Отказать» в блоке «Утверждение» в правом меню карточки документа. После ввода комментария c объяснением причины отказа и нажатия на кнопку «OK» документ получает статус «Отказано в утверждении». Исполнителю документа отправляется email-уведомление об отказе в утверждении.

Если руководитель готов подписать документ, он должен нажать кнопку «Утвердить» в блоке «Утверждение». После нажатия на кнопку будет запрошено подтверждение на выполнение этой операции, после этого откроется окно ввода даты утверждения, где по умолчанию будет указана текущая дата, что позволяет отразить реальную дату реальной подписи оригинала документа, если электронный документ дублируется бумажным оригиналом. Утверждающий также может подписать документ электронной цифровой подписью (ЭЦП).
После нажатия на кнопку «OK» документ получает статус «Утверждено». При этом отправляется email-уведомление исполнителю и регистратору.

Регистрация распорядительного документа

Подписанный документ передается на регистрацию делопроизводителю. Регистрация документа осуществляется в карточке документа по кнопке «Зарегистрировать» в правом меню. После нажатия на эту кнопку открывается окно, в котором отображается сгенерированный автоматически номер документа и указывается реальная дата регистрации. Нумерация документов в системе настраивается в соответствии с утвержденнным в оранизации алгоритмом генерации номера.

После регистрации документу присваивается статус «Зарегистрировано». Информация о регистрации сохраняется в карточке документа в блоке комментариев «Ход исполнения». Просмотреть или изменить регистрационную информацию можно, нажав на кнопку «Регистрация» в правом меню карточки документа.

Рассылка распорядительного документа по структурным подразделениям

После согласования, подписания и регистрации распорядительный документ рассылается руководителям СП для ознакомления в соответствии с листом рассылки (пользователи для рассылки указываются в поле «Список ознакомления с д-том» в карточке документа). Руководитель при необходимости знакомит с документом всех сотрудников подразделения.

После регистрации документа исполнитель получает e-mail уведомление и формирует уведомление сотрудникам, указанным в поле «Список ознакомления с д-том». Для этого ему нужно нажать на кнопку «Уведомление» в блоке «Относящиеся» в правом меню карточки документа, заполнить поле «Пользователи/Подразделения», ввести текст сообщения и нажать кнопку «Отправить e-mail уведомление». Всем сотрудникам, указанным в поле «Список ознакомления с д-том», отправляется e-mail уведомление. Подтверждается факт ознакомления с документом комментариями в карточке в блоке «Ознакомлены с документом».
Далее исполнитель назначает документу статус «Исполнено» нажатием на кнопку Статус «Исполнено» в блоке «Исполнение». После этого документ считается исполненным.

О системе PayDox Paydox Cloud — Прием заказов по QR-кодам, поддержка дистанционной совместной работы, конструктор договоров, иерархические задачи и события в групповых чатах, OCR Dashboard — панель мониторинга документооборота Управление удаленной (дистанционной) работой сотрудников и сквозными бизнес-процессами с контрагентами Управление взаимоотношениями с клиентами и контрагентами (CRM) Автоматизация управленческого учета и отчетности через интеграцию электронного документооборота с MS Excel Электронное согласование, утверждение и рецензирование документов PayDox Кейс-менеджмент — управление задачами и совместной работой PayDox AJAX-BPM — простое и эффективное управление бизнес-процессами Управление неструктурированным контентом корпоративного документа Автоматизация управления закупками Обработка входящих документов и управление резолюциями Управление договорами Работа с организационно-распорядительными документами Работа с платежными документами Контроль исполнения документов и поручений Ведение всей истории документов и проектов Управление иерархическими тегами для категоризации документов Календарное планирование Формирование отчетов Групповое администрирование доступа пользователей к документам PayDox E-mail Клиент — электронный документооборот и контроль поручений по электронной почте Управление совещаниями и другими событиями Интеграция СЭД PayDox с приложениями бизнес-аналитики (Business Intelligence, BI) и другими корпоративными системами Интеграция с MS SharePoint Server Электронная цифровая подпись (ЭЦП) и протокол SSL — защита для Ваших документов Управление контролируемыми копиями документов и использование штрих-кодов Конфигурации системы — создание собственных решений и рабочих мест для пользователей на платформе PayDox PayDox для крупных предприятий. Построение территориально распределенной системы электронного документооборота для крупных многофилиальных компаний СЭД/CRM PayDox для малых и средних предприятий Полнофункциональная работа с СЭД/CRM PayDox на планшетах iPad и Android PayDox Каталог — управление файловым каталогом: просмотр документов, фото и видео через Web PayDox HelpDesk — управление технической поддержкой PayDox Портал — встраивание функций документооборота и других возможностей PayDox в ваш корпоративный web-сайт