Функциональные возможности

Работа с платежными документами

На любом предприятии независимо от его размера, особое внимание приходится уделять подготовке и контролю исполнения платежных документов. Соответственно, система электронного документооборота предприятия должна обеспечивать поддержку этой деятельности.

• PayDox позволяет осуществлять подготовку и контроль исполнения платежных документов, вести платежный статус документов как для исходящих, так и для входящих платежей.
  Исполнители, ответственные за подготовку и исполнение платежных документов, получают автоматические уведомления по e-mail об изменении состояния платежного статуса документов.
  Руководители, принимающие решение об осуществлении платежей, указания о проведении платежей по документам выдают непосредственно из СЭД.
  
  
• Указания о проведении платежей по документам можно выдавать как непосредственно из списка платежных документов так и из карточки документа - система немедленно отправит автоматические e-mail уведомления ответственным исполнителям. Платежные документы можно ранжировать по срочности и важности. В выдаваемом списке такие документы будут группироваться по категориям платежей. Категории важности можно вносить как вручную, так и создать для них пользовательский справочник. Руководитель, принимающий решение, может видеть в динамике, на какую общую сумму он выдал распоряжений об оплате - при нажатии на кнопку "Статус «Оплатить»" экран автоматически пересчитывается. При необходимости руководитель, принимающий решение, может отменить свое решение об оплате, нажав на кнопку "Отменить статус «Оплатить»" - если бухгалтером, исполняющим указание об оплате, еще не присвоен документу статус «Оплачено».
  
  
• Поддерживается также механизм частичных оплат, позволяющий вести статусы частичной оплаты по платежным документам.
  
  
• В PayDox, кроме всех стандартных функций системы документооборота, можно делать отчеты с элементами управленческого учета, например, балансы по договорам, отчеты о продажах, поставках, платежах и т.п. PayDox, в отличие от других СЭД, позволяет хранить ВСЮ информацию о документе в структурированном виде, т.е. ВСЕ необходимые реквизиты документа могут храниться в БД (а не только ограниченный набор реквизитов карточки документа) и по ним может делаться отчетность в любых разрезах: по периодам, контрагентам, пользователям, подразделениям предприятия и т.п. Пользователи могут создавать для себя любые новые виды отчетов, не обращаясь к администратору системы.
  
  
• Функциональность платежного документооборота PayDox также позволяет автоматически отражать остатки на банковских или внутрикорпоративных (бюджетных) счетах при обработке платежных документов, а также вести учет платежных транзакций и получать выписки по счетам. Каждая транзакция содержит ссылку на платежный документ, к которому она относится. Поддерживается как возможность отражения на счетах операций по произвольным платежным документам, так и возможность проведения операций между счетами, в том числе мультивалютные операции с автоматической конвертацией суммы в валюту счета.

Список платежных документов можно просмотреть, выбрав в левом меню «Документы» пункт «Платежи».

Указания на оплату выдаются как из списка документов,

так и из карточки документа

Остатки автоматически отражаются на банковских и внутрикорпоративных счетах

Ведение учета платежных транзакций по банковскому или внутрикорпоративному счету

Платежи могут категоризироваться по наименованиям и кодам затрат. В системе можно настраивать отчетность по распределению затрат и исполнению бюджетов в разрезе статей и подразделений.