Функциональные возможности

Управление взаимоотношениями с клиентами и контрагентами (CRM)

Очевидной проблемой при использовании традиционных CRM-систем на предприятии является неспособность таких систем вести актуальную и полную информацию о всех взаимоотношениях с клиентами и контрагентами, включая всю историю создания и обмена совместными документами.

В данном случае речь идет, в основном, о клиентах − юридических лицах, компаниях, отношения с которыми после заключения сделки (подписания договора, выписки и оплаты счета и т.п.) не заканчиваются, а, скорее, только начинаются. Длящиеся заключенные договоры и проекты требуют поддержки, и CRM должна предоставлять такой функционал. Обработки «воронки продаж» для CRM, обеспечивающей работу с клиентами-юридическими лицами, совершенно недостаточно.

Система управления взаимоотношениями с клиентами и контрагентами PayDox CRM включает в себя функционал, позволяющий настраивать различные типы сделок и бизнес-процессов их обработки с возможностью представления всех таких сделок в общей воронке продаж. Это обеспечивает единообразное управление и контроль состояния разнотипных сделок в целом по организации.

Для обеспечения такой возможности в PayDox CRM любому бизнес-процессу обработки сделки можно назначить статус сделки из настраиваемого справочника. Далее, при расчете воронки продаж, различные сделки и бизнес-процессы их обработки группируются в соответствии с такими стандартными статусами сделки и результат в виде графического представления воронки показывается на интерактивном дашборде или в отчете. Статус сделки может присвоить вручную ответственный пользователь или это может быть сделано автоматически системой при прохождении бизнес-процесса обработки сделки в соответствии с настраиваемыми правилами.

Данный функционал позволяет PayDox CRM полноценно обрабатывать разнотипные виды сделок (продажи товаров, услуг, ведение проектов, исполнение различных договоров), возникающие при обслуживании клиентов - юридических лиц.

На одном наглядном графическом дашборде руководитель может видеть общее состояние по всем видам сделок (продажи товаров, услуг, ведение проектов, исполнение различных договоров) в целом по предприятию. Наличие узких мест в продажах (низкий процент сделок, успешно переходящих на следующий этап обработки) сразу же выявляется. При необходимости, воронка продаж может быть показана в различных разрезах, в том числе по конкретному типу сделки, по клиенту, по подразделению, по сотруднику, за период. Интерактивный дашборд воронки продаж позволяет по клику на слой воронки сразу получить список сделок с соответствующим статусом и всю необходимую информацию по ним.

Графическое представление текущего состояния воронки продаж можно также получить одним кликом в виде страницы в формате PDF или отчета в формате MS Excel. Такой презентабельный вид удобен для распечатки и отправки по электронной почте или через социальные сети.

Интеграция СЭД и CRM

Сопровождение потенциальной сделки с клиентом и контрагентом − это лишь часть необходимой работы. Возможность CRM-системы оперативно предоставить всю информацию по любому клиенту и контрагенту, включая всю историю ранее исполненных и текущих договоров, проектов и платежей, весьма важна как для текущей работы с данным клиентом, так и для формирования его интегрального рейтинга как надежного исполнителя договорных обязательств.

Первичные данные, которые используются в системе взаимоотношениями с клиентами и контрагентами (CRM) находятся в первичных документах предприятия − счетах, актах, договорах и т.п. При наличии на предприятии системы электронного документооборота (СЭД) эти данные существуют в цифровом виде, являются достоверными и верифицированными, так как прошли процедуру электронного согласования и утверждения ответственными сотрудниками. CRM-система, построенная на базе интеграции с СЭД, обладает необходимой функциональной полнотой для обеспечения работы. Более того, стандартный функционал СЭД, например, процедуры согласования документов, ознакомления, уведомления и др., часто является крайне необходимым для обеспечения функционирования CRM.

Таким образом, только система CRM, построенная на базе СЭД либо осуществляющая тесную интеграцию с СЭД, способна обеспечить полноту необходимого функционала для работы с клиентами и контрагентами, поскольку 80% такого функционала − это работа с документами. Принципиально важной является возможность по 1-му клику на карточку контрагента получить всю информацию по данному контрагенту, все текущие документы (письма, договоры, платежи и др.), и тут же, при необходимости, просмотреть их и оперативно согласовать.

Связка СЭД + CRM, реализованная в PayDox, обеспечивает комплексную работу с клиентами и контрагентами − от первичной обработки воронки продаж до контроля исполнения договоров и платежей.

Автоматизированная обработка лидов

Лиды (сделки, заявки) могут поступать в PayDox CRM из самых разнообразных источников, либо вводиться вручную. Например, заказы могут автоматически загружаться в PayDox CRM из примерно такой HTML-формы на сайте (попробуйте, как это работает, интерактивная форма заказа товара привязана к демо-версии PayDox CRM на этом сайте):

Онлайн-заказ телевизоров
Информация о заказе
Телевизор	Выберите телевизор HYUNDAI H-LED32ES5004 LG 43UK6200PLA Ultra HD 4K SAMSUNG T32E310EX FULL HD XIAOMI Mi TV 4S 43 Ultra HD 4K
Количество
Контактная информация
Ваше имя
Адрес доставки (Регион, город)
E-mail
Телефон
Комментарий
Заказ создан. Посмотреть заказ в CRM.

Долговременный учет сделок с контрагентами

В системе PayDox можно вести долговременный учет сделок с контрагентами. В справочнике контрагентов сохраняется вся история изменения реквизитов и других учетных данных предприятий, с которыми осуществляется документооборот. Все изменения учетных данных отображаются совместно в хронологическом порядке в справочнике контрагентов и доступны при просмотре из любого связанного с данным контрагентом документа. В карточке документа показывается информация о предприятии, актуальная как на дату создания документа, так и на дату его исполнения.

Непосредственно из справочника контрагентов можно быстро получить всю информацию, связанную с конкретным контрагентом
Попробуйте, как это работает — прямо сейчас >

Кликнув на пиктограмму , можно увидеть все кейсы (задачи, поручения, сделки, сообщения, события), связанные с данным контрагентом.
Тут же, в списке кейсов, можно ответить на сообщения, согласовать документы и сделки, поставить отметку о выполнении поручений

Кликнув на пиктограмму , можно увидеть все текущие документы (письма, договоры, платежи и др.), связанные с данным контрагентом.
Тут же, в списке документов, их можно просмотреть и согласовать

Кликнув на пиктограмму , можно увидеть всех контактных лиц, связанных с данным контрагентом.
Тут же контактному лицу можно отправить письмо по электронной почте, отправить сообщение (если контактное лицо зарегистрировано в системе), позвонить на телефон по Skype или отправить sms-сообщение

Кликнув на пиктограмму , можно создать поручение, комментарий, описание сделки или другого события, связанного с данным контрагентом

В справочник контрагентов может быть добавлено любое количество файлов документов партнеров в различных форматах. В карточке контрагента сохраняется полная история о загруженных файлах: ФИО ответственного пользователя, дата и время загрузки, названия документов, сроки действия документов, информация о версиях файлов с указанием их статуса (актуальный или архивный), комментарии к файлам. Просроченные, неактивные и архивные файлы документов помечаются соответствующими пиктограммами.

Система позволяет осуществлять автоматический контроль сроков действия документов контрагентов. Ответственным пользователям рассылаются автоматические e-mail уведомления о приближении окончания срока действия документов и о просроченных документах. Информация о просроченных или неактивных документах также отображается в карточках документов, связанных с конкретным контрагентом. Эта возможность полезна для осуществления автоматического контроля актуальности предоставляемых контрагентами (например, поставщиками) пакетов уставных документов, что часто требуется при управлении договорной деятельностью.

Контроль эффективности работы с клиентами и контрагентами

Встроенный конструктор отчетов позволяет получить информацию об актуальности документов контрагентов. Пользователи с соответствующими правами могут самостоятельно сформировать отчет, содержащий список всех просроченных документов контрагентов с датами срока их действия.

Функционал настраиваемых отчетов позволяет также получать в режиме реального времени оперативную информацию об эффективности работы с клиентами и контрагентами, текущем состоянии договоров и платежей.

Интеграция электронного документооборота с MS Excel позволяет строить визуальные диаграммы с расчетами эффективности работы с клиентами и контрагентами, выгружать отчеты из PayDox в виде файлов MS Excel, распечатывать их или отправлять в другие корпоративные системы.

Посмотрите, как это работает >

Оформление процессов управления сделками в виде кейсов позволяет гибко адаптировать обработку сделок в соответствии с корпоративными требованиями. Перечень действий с потенциальной сделкой (обработка воронки продаж) и HTML-форма вводимых данных о сделке могут настраиваться без программирования и сохраняться в виде шаблона кейса.

Интеграция с электронной почтой позволяет запускать маркетинговые кампании, осуществлять рассылки потенциальным клиентам коммерческих предложений о новых продуктах и услугах, подключать к системе территориально распределенных клиентов и представителей контрагентов, информировать их о состоянии заказов непосредственно из системы и автоматически сохранять в системе присылаемую контрагентами по электронной почте информацию. Заинтересованные клиенты одним кликом из письма с описанием предложения смогут автоматически запускать на сайте системы кейс с обработкой потенциальной сделки, а менеджеры, отвечающие за продвижение данного продукта или услуги, получат автоматические уведомления о наличии потенциальных клиентов и увидят весь перечень действий, которые им надо осуществить для обработки потенциальной сделки.

Функциональность проведения опросов, согласований и голосований также позволяет поддерживать качественный уровень управления взаимоотношениями с клиентами и контрагентами. Функциональные возможности CRM, реализованные на технологиях AJAX и адаптивного кейс-менеджмента, являются очень гибкими и могут оперативно настраиваться в соответствии с потребностями заказчика в процессе реальной эксплуатации системы.