Функциональные возможности

Электронный документооборот и контроль поручений по электронной почте

PayDox E-Mail Клиент — функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности работы с PayDox по электронной почте без использования web-браузера

PayDox E-Mail Клиент позволяет работать с системой, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту. Эта возможность доступна на любых компьютерах, включая планшеты iPad, Android и на любых клиентах электронной почты.

Данная функциональность позволяет: согласовывать и утверждать документы, добавлять свои резолюции и комментарии в карточки документов, создавать поручения, посылать файлы в карточки документов, получать необходимые списки документов и карточки необходимых документов вместе с прикрепленными к ним файлами и комментариями пользователей.

Наличие такой функциональности позволяет безопасно работать с сервером системы извне корпоративной компьютерной сети, не используя при этом никакого программного обеспечения, кроме стандартного клиента электронной почты, уже имеющегося на компьютерах пользователей. Это позволяет подключить к системе внешних пользователей – партнеров, контрагентов, которых можно легко регистрировать в системе (как public users, не требующих приобретения лицензии) непосредственно при отправке им e-mail уведомления с обсуждаемыми документами и автоматически принимать в системе ответные письма с новыми версиями документов и ответами на вопросы. Таким образом, корпоративная переписка с контрагентами может быть организована так, что все письма, документы и обсуждения по электронной почте будут автоматически сохраняться в системе в виртуальных папках кейсов соответствующих договоров и проектов.

Дополнительная возможность включает дублирование отправляемых системой и пользователями e-mail уведомлений по SMS на сотовые телефоны пользователей. Устанавливать для себя необходимость получать SMS-сообщения пользователи могут самостоятельно. Например, в случае, если сотрудник находится на выезде и не имеет некоторое время доступа к своему компьютеру, он может на этот период включить для себя автоматическую отправку ему системой SMS-сообщений.

Система автоматически дублирует пользователям на их адреса электронной почты все документы, с которыми необходимо работать. Карточки документов, которые приходят пользователям по электронной почте, по форме похожи на эти же карточки, с которыми пользователи работают непосредственно в системе и содержат такие же кнопки управления.

Кнопки управления в верхней части экрана позволяют получать актуальные списки документов, например, «Входящие», «Согласование» и т.п. Кнопки управления в правой части карточки документа позволяют осуществлять операции с документом, например, получить актуальную копию документа, создать резолюцию, создать поручение и т.п.

Кликнув на кнопку «Перейти», можно перейти к просмотру и работе с карточкой документа через браузер непосредственно в СЭД, если сервер системы доступен. Если же сервер системы недоступен (например, вы работаете с системой с борта самолета, либо сервер системы в принципе недоступен извне корпоративной локальной сети), то все остальные кнопки позволяют работать с системой по электронной почте.

Вот как выглядит работа с СЭД PayDox по электронной почте через iPad. В ящик электронной почты приходят письма от системы, содержащие карточки документов, с которыми необходимо работать данному пользователю.

Например, кликнув на кнопку «Входящие», можно отправить на сервер запрос на получение текущего списка входящих документов. Запрос будет автоматически обработан, и сервер СЭД пришлет актуальный список входящих документов.

Получив необходимый список документов, можно, кликнув на номер документа, послать по электронной почте на сервер СЭД запрос на получение карточки необходимого документа. Сервер СЭД автоматически обработает запрос и пришлет карточку запрошенного документа вместе с файлами этого документа.

Далее аналогичным образом с полученным документом можно произвести необходимые действия, например, создать резолюцию, создать поручение или согласовать документ.

При создании поручения или резолюции можно вставить адреса электронной почты исполнителей из справочника контактов вашей электронной почты. При обработке письма сервер СЭД найдет в справочнике пользователей СЭД соответствующие адресатам электронной почты логины пользователей и подставит их в создаваемое поручение.

Получатели электронной почты из PayDox (как уведомлений о документах, так и сообщений, поручений и задач), в том числе внешние пользователи, могут просто ответить на полученное письмо в своем клиенте электронной почты. В этом случае полученное системой сообщение будет помещено под соответствующей карточкой документа или помещено как ответное сообщение в соответствующем кейсе и также продублировано адресатам по электронной почте. Это позволяет работать с системой по электронной почте, не заходя в систему. Вся переписка, в том числе с внешними пользователями, будет сохраняться в системе под карточкой соответствующего документа или в соответствующем кейсе.

Легкая регистрация в системе новых пользователей в процессе создания новых сообщений и карточек документов позволяет быстро отправлять e-mail уведомления о документах, задачах, поручениях и письма с вопросами внешним адресатам непосредственно из системы. Все приходящие по электронной почте ответы от таких пользователей будут сохранены в системе и продублированы по e-mail отправителям таких уведомлений. Новые пользователи, зарегистрированные в системе другими пользователями, по ссылке из полученных писем могут войти в систему и авторизоваться, введя новый пароль, либо продолжить работу с системой из своей электронной почты, не входя в систему через браузер. Это удобно для пользователей, не имеющих доступа к сайту системы, расположенному на изолированном от Интернета сервере корпоративной сети.

См. также:

О системе | Скачать | Установить | Контакты