Функциональные возможности

Управление контролируемыми копиями документов и использование штрих-кодов

СЭД PayDox позволяет осуществлять управление контролируемыми копиями документов и использовать штрих-коды.

Контролируемая копия документа – это выдаваемый системой на компьютер сотрудника нередактируемый файл документа, содержащий метку в виде штрих-кода с номером (индексом) документа и именем данного сотрудника и датой/временем выдачи данной контролируемой копии документа. В карточке документа системой делается отметка о выдаче сотруднику контролируемой копии документа.

Чтобы получить контролируемую копию файла документа необходимо в карточке документа нажать на пиктограмму , представляющую файл основной версии документа в формате MS Word.

Система выдает на компьютер пользователя контролируемую копию файла документа, содержащую метку в виде штрих-кода с номером (индексом) документа и именем данного сотрудника и датой/временем выдачи данной контролируемой копии документа.

Файл документа выдается защищенным от редактирования. Его можно только сохранить или распечатать.

В карточке документа системой делается соответствующая отметка.

Штрих-код для документа можно получить также, нажав на кнопку «Штрих-код» в блоке кнопок «Относящиеся» в правом меню карточки документа.


Выданный штрих-код можно распечатать и прикрепить к бумажным оригиналам документа для последующего быстрого поиска данного документа в системе. Размер выданного штрих-кода можно изменить, кликнув мышью на изображении штрих-кода.

В блоке поиска в верхней части каждой страницы находится поле ввода номера документа, в которое можно вводить номер документа (или его часть, т.е. контекст), который нужно найти в системе. Вводить номер документа можно как вручную, так и используя сканер штрих-кодов. Использовать сканер штрих-кодов можно при зеленом цвете поля ввода. Зеленый цвет поля ввода означает, что фокус ввода находится на данном поле и можно применять сканер штрих-кодов. Зеленый цвет поле ввода приобретает при каждом входе на любую страницу либо при подведении курсора мыши к данному полю.

Если в результате поиска по контексту номера документа найдено несколько документов, то выводится список этих документов. Если найден один документ, то выводится карточка документа.