Функциональные возможности

Построение территориально распределенной системы электронного документооборота для крупных холдинговых и многофилиальных предприятий

PayDox позволяет построить территориально распределенную систему электронного документооборота для крупных холдинговых или многофилиальных компаний, интегрирующих процессы обработки документов своих территориально распределенных подразделений.

Использование технологии распределенных серверов PayDox с территориально распределенной репликацией документов является современным и эффективным решением, оптимизирующим передачу данных между территориально распределенными подразделениями.

Данная технология позволяет использовать СЭД PayDox как средство организации единого информационного пространства для территориально распределенных холдинговых и многофилиальных предприятий, связать воедино все информационные потоки предприятия, в том числе генерируемые в больших системах управления предприятием (ERP).

Следует отметить, что система автоматизации документооборота PayDox функционирует на компьютере пользователя как реально тонкий клиент, работающий через Web-браузер, не требует для своей работы установки никакого дополнительного программного обеспечения, не загружает на компьютер пользователя в процессе своей работы никаких дополнительных компонентов типа ActiveX, и соответственно, не нагружает сетевой трафик.

При выборе и оценке системы электронного документооборота для крупных холдинговых и многофилиальных предприятий важное значение имеет способность системы обслуживать большое количество пользователей с одного сервера через достаточно узкие каналы связи, в том числе по телефонному соединению (dial-up для стационарных телефонов и GPRS для мобильных телефонов). Поэтому, выбирая СЭД для крупного предприятия, необходимо заранее определить, какое минимальное количество серверов понадобится для того, чтобы охватить всех потенциальных пользователей. Иногда может выясниться, что придется устанавливать слишком большое количество серверов системы и нести существенные затраты на их обслуживание и обеспечение обмена документами между серверами. Такие затраты на обслуживание серверов СЭД и обеспечение обмена документами между серверами могут быть слишком большими и стоимость владения и обслуживания такой системы (Total Cost of Ownership, TCO) может быть неприемлемой. Например, если на предприятии 1000 потенциальных пользователей системы документооборота и приходится выбирать между 2-мя СЭД, одна из которых может реально обслуживать не более 100 пользователей с одного сервера (и требует установки 10 серверов для обслуживания 1000 пользователей) и имеет проблемы с обслуживанием удаленных пользователей, а другая может обслуживать всех 1000 пользователей, включая удаленных, с одного сервера, то выбор очевиден. Использование PayDox позволяет свести такие затраты на обслуживание системы к минимуму и обойтись минимальным количеством серверов СЭД — в большинстве случаев можно обойтись всего одним сервером PayDox с включенным механизмом территориально распределенной репликации файлов документов.

Крупные холдинговые или многофилиальные структуры часто имеют подразделения, расположенные в разных странах, и сотрудников, общающихся на различных языках.

PayDox Электронный документооборот:

• поддерживает разные языковые интерфейсы для разноязыких пользователей;
• позволяет пользователям переключаться между языками в процессе работы;
• позволяет осуществлять гибкую настройку на различные языковые интерфейсы;
• поддерживает мультиязычные данные и справочники в базе данных.

Т.е., например, справочники подразделений (структура предприятия) и категорий документов могут вестись одновременно на 3-х разных языках, и все данные будут синхронизированы, т.е. пользователи будут видеть одни и те же данные из справочников на своем языке — как в самих справочниках, так и в документах. При переключении на другой язык во время работы, например, при просмотре карточки, данные из справочников, например, подразделений и категорий документов, также переключаются и пользователь видит в карточке документа подразделение и категорию документа на нужном языке.

Как известно, внедрения больших корпоративных систем в региональных подразделениях крупных многофилиальных компаний являются проектами с повышенным риском в части обеспечения сроков и сметы таких проектов и в таких случаях использование электронного документооборота PayDox как системы первичного сбора, верификации, обработки и передачи информации в эти системы является фактором ускорения внедрения и облегчения использования данных систем.

Использование PayDox в качестве интегрирующего приложения в крупных холдинговых территориально распределенных предприятиях позволит организовать глобально распределенную систему электронного документооборота, обеспечивающую:

• функционирование локальных СЭД региональных подразделений
• функционирование системы документооборота центрального офиса (управляющей компании)
• прозрачную интеграцию локальных СЭД региональных подразделений с автоматизированной системой документооборота центрального офиса (управляющей компании)
• полный или частичный контроль центрального офиса (управляющей компании) над локальными системами документооборота региональных подразделений
• интеграцию локальных СЭД региональных подразделений и СЭД центрального офиса (управляющей компании) с другими корпоративными системами

Территориально распределенная репликация документов между различными инсталляциями системы управления документами обеспечивается имеющейся функциональностью, представляющей собой know-how системы PayDox, позволяющей осуществлять такую репликацию на уровне отдельных документов, рассылаемых между различными инсталляциями системы для целей согласования или ознакомления.

Механизм такой распределенной репликации документов состоит из нескольких функциональных возможностей, которые могут использоваться как независимо, так и совместно, в соответствии с планируемой топологией территориально распределенной обработки документов:

Территориально распределенная репликация файлов документов

Данная функциональность позволяет использовать один web-сервер системы и одну центральную базу данных системы, содержащую карточки всех обрабатываемых документов в том числе для всех удаленных подразделений и одновременно использовать несколько (сколько угодно) распределенных файловых хранилищ, в которых хранятся файлы документов удаленных подразделений. Т.е. при таком подходе используется одна центральная база данных карточек документов и столько распределенных файловых хранилищ, сколько имеется удаленных подразделений.

 Преимуществом данной технологии является то, что данные, которые не являются очень объемными и не слишком влияют на сетевой трафик (карточки документов), ведутся централизованно, а данные, критичные для загрузки каналов связи (файлы документов) хранятся преимущественно на серверах системы, на которых создаются и/или чаще используются. При возникновении удаленного запроса на центральный сервер на получение файла документа данный файл однократно копируется на локальный сервер, как правило, находящийся в локальной сети пользователя, запросившего файл документа и потом при возникновении повторных запросов пользователям из данной локальной сети предоставляется уже локальная копия файла документа, переданная в локальное хранилище ранее.

Т.е. чтобы получить файл документа, пользователь удаленного подразделения обращается на центральный сервер системы, если используется один сервер или на любой из удаленных серверов системы, если используется несколько серверов (кликает мышью на иконку файла документа в карточке документа, просматриваемой на удаленном сервере системы), а получает файл документа на свой компьютер из ближайшего к нему файлового хранилища, как правило, находящегося в его локальной сети. При этом данные карточки документа, которые он получает на свой компьютер от удаленного сервера, внешний сетевой трафик не нагружают, так как они, как правило, невелики по объему, а файлы документов, которые могут быть очень объемными, пользователь получает из своей локальной сети, пропускная способность которой обычно на порядок больше.
При географическом перемещении пользователя (например, поездке в командировку в другое региональное подразделение) он, при обращении в систему, будет получать файлы документов уже из другого локального файлового хранилища, расположенного в локальной сети данного регионального подразделения, так как нужное файловое хранилище определяется в зависимости, например, от IP-адреса, с которого пользователь заходит в систему.

Процесс репликации файлов документов происходит полностью автоматически и прозрачно для пользователей. Если для пользователя, который получает файл с удаленного сервера, включена возможность репликации, то удаленный сервер PayDox посылает запрос на локальный для данного пользователя сервер PayDox, чтобы выяснить, есть ли копия данного файла на локальном сервере.
Если такой файл на локальном сервере есть, то происходит перенаправление запроса пользователя на получение файла с удаленного на локальный сервер и пользователь получает файл с локального сервера PayDox.
Если такого файла на локальном сервере нет, то происходит репликация файла с удаленного сервера на локальный сервер (пользователь уведомляется об этом всплывающим сообщением) и после этого пользователь получает файл с локального сервера PayDox.
При последующих обращениях к данному файлу документа на удаленном сервере любого из пользователей, обслуживаемых этим локальным сервером репликации, указанные пользователи получат копию ранее реплицированного файла с этого локального сервера репликации.

Процесс такой репликации файлов документов является адаптивным (файлы документов копируются только по необходимости) и распределенным во времени и пространстве (файлы документов копируются не одномоментно пачками, а по одному и только в моменты возникновения такой необходимости и только в локальные хранилища, в которых данные документы в данный момент понадобились, никаких неэффективных перемещений документов не происходит, поэтому такая репликация файлов документов минимизирует как объемы локальных файловых хранилищ, так и загрузку сетевого трафика.

Для организации территориально распределенной репликации файлов документов и ведения региональных файловых хранилищ используются инсталляции бесплатной версии системы PayDox Team, которые практически не требуют обслуживания, устанавливаются с сайта PayDox за 1 минуту и в полностью автоматическом режиме управляют формированием региональных файловых хранилищ и выдачей файлов документов локальным пользователям по команде центрального сервера системы или других удаленных серверов системы, на которых локальные пользователи просматривают карточки документов.

Механизм территориально распределенной репликации файлов документов в PayDox реализован как web-сервис, передающий между серверами PayDox как XML-описания файлов документов, так и содержание самих файлов.
См.также Настройка PayDox как сервера территориально распределенной репликации файлов документов

Территориально распределенная репликация карточек документов

Данная функциональность позволяет использовать столько web-серверов системы и столько баз данных, содержащих карточки всех обрабатываемых документов, сколько имеется удаленных подразделений.

Преимуществом данной технологии является то, что сетевой трафик по внутреннему документообороту территориально удаленных подразделений не выходит за пределы локальной сети удаленного подразделения, а сетевой трафик между территориально удаленными подразделениями составляют документы, которые рассылаются между ними, например при согласовании документов территориально разнесенными пользователями или при ознакомления сотрудников региональных подразделений с документами из центрального офиса.

Территориально распределенная обработка документов по e-mail

Данная функциональность реализуется с помощью функциональности PayDox E-Mail Клиент, предназначенной для обеспечения возможности работы с PayDox по электронной почте без использования web-браузера. PayDox E-Mail Клиент позволяет работать с системой, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту. Электронные документы и их контролируемые копии «путешествуют» между различными территориально распределенными подразделениями предприятия в виде писем электронной почты, содержащих HTML-формы карточек документов, XML-описания документов и файлы документов, а также кнопки для осуществления обработки документов, например, согласования, утверждения, ознакомления, добавления комментария в карточку документа и т.п. Таким образом, обеспечивается возможность согласовывать документы, знакомиться с документами удаленным сотрудникам (с отражением этих фактов в инсталляции системы, в которой был создан документ), добавлять свои комментарии в карточки документов, получать необходимые списки документов и карточки необходимых документов вместе с прикрепленными к ним файлами и комментариями пользователей.

Наличие такой функциональности позволяет безопасно работать с сервером системы извне корпоративной компьютерной сети, не используя при этом никакого программного обеспечения, кроме клиента электронной почты (например, Microsoft Outlook) и осуществлять совместную обработку документов сотрудниками различных территориально распределенных подразделений предприятия.

Далеко не везде доступ в Интернет является удовлетворительным и далеко не все предприятия могут обеспечить широкополосную связь между своими региональными подразделениями. Поэтому различные механизмы репликации документов, связанные с одновременной пересылкой большого количества документов, и наличия центральной базы данных, объединяющей всю информацию из региональных подразделений, практически неработоспособны в таких случаях. Более того, такие механизмы не умеют работать с контролируемыми копиями документов, т.е., например, не могут вести историю работы с версиями приказа головного офиса, разосланными для ознакомления и исполнения в удаленные подразделения.

Поэтому возможность безопасной и экономичной репликации документов между подразделениями предприятия очень важна.

Система электронного документооборота PayDox предоставляет такую возможность простым и безопасным способом, обеспечивая возможности:

• рассылки нормативных документов из центрального офиса (управляющей компании) в региональные подразделения для ознакомления с обеспечением обратного контроля, при котором электронные копии документа будут возвращаться в центральный офис вместе с полной историей ознакомления сотрудников региональных подразделений с данным документом;
• пересылки согласуемых документов между региональными подразделениями и центральным офисом (управляющей компанией) для согласования документа между сотрудниками, часть которых находится в региональных подразделениях, а часть в центральном офисе (управляющей компании);
• контроля исполнения по документам центрального офиса (управляющей компании), разосланных в региональные подразделения для исполнения, при котором электронные копии документа будут возвращаться в центральный офис вместе с полной историей исполнения данного документа региональными подразделениями.

Такая технология экономит сетевой трафик и позволяет обслуживать тысячи пользователей на нешироких каналах.