Функциональные возможности

Автоматизация управления закупками

PayDox позволяет автоматизировать бизнес-процессы закупочной деятельности организации.

Попробуйте, как это работает — прямо сейчас

Подсистема подготовки закупочной документации позволяет оперативно формировать комплекты закупочной документации на основании готовых шаблонов документов для разных типов закупок и ранее осуществленных закупок. При этом система способна контролировать наличие в документах правильных пунктов и параграфов и сигнализировать об ошибках в содержании документов. (См. также Управление неструктурированным контентом корпоративного документа.) Возможность генерации корпоративных документов «на лету» с автоматической подстановкой в документы необходимых данных по закупке из HTML-формы позволяет готовить комплекты документов по закупкам в автоматическом режиме, для чего необходимо лишь заполнить форму начальными данными по закупке.

Процесс проведения закупок формируется в СЭД как дополнение к главному документу «План закупок» и включает два подпроцесса: Формирование плана закупок и Исполнение плана закупок.

С помощью функциональности PayDox Кейс-менеджмент создается кейс, содержащий все этапы (шаги, действия) по обоим подпроцессам. В кейсе отображаются все поручения, дискуссии сотрудников, документы и файлы по процессу закупок.

Под карточкой Плана закупок в соответствующих разделах располагается вся информация и документы по процедурам процесса управления закупками.

Таким образом, динамика всего процесса закупок видна на одном экране системы.

Все документы по подпроцессам Плана закупок разделены на две папки: Формирование плана закупок и Исполнение плана закупок. Переход к соответствующему документу осуществляется по ссылке. В связанных документах присутствуют обратные ссылки на План закупок.

Все связанные с Планом закупок документы можно просмотреть на одном экране – как списком, так и открывая для просмотра отдельные документы.

Формирование плана начинается со сбора заявок от подразделений посредством создания поручений в кейсе. Кейс с поручениями, обсуждениями и согласованиями отображается под реквизитами карточки Плана закупок в разделе «Поручения/Сообщения»:

Исполнение плана закупок реализовано в виде кейса, включающего конкурсные процедуры, любые дополнительные документы, поручения и обсуждения:

Для сбора конкурсной документации к соответствующей задаче кейса подключается файловый каталог.

В карточках документов хранятся все необходимые файлы документов. Ниже приводится пример карточки Заявки на закупку:



Согласование и утверждение документов осуществляется посредством стандартного функционала СЭД. В карточке документа задаются маршруты, система автоматически осуществляет маршрутизацию.

Полная история согласования и утверждения документа пользователями сохраняется в карточке документа в разделах «Согласование» и «Утверждение» соответственно.



  Данный пример является модельным и может гибко адаптироваться и изменяться в соответствии с требованиями заказчика.