Функциональные возможности

Автоматизация управленческого учета и отчетности через интеграцию электронного документооборота с MS Excel

Попробуйте, как это работает — прямо сейчас >

Основное преимущество использования MS Excel для управленческого учёта и отчетности – это гибкость. Продвинутые пользователи могут самостоятельно создавать различные варианты отчетов и оперативно адаптировать их под текущие потребности своей организации. Таблицы и графические диаграммы MS Excel, использование формул, позволяют представить в наглядном виде всевозможные кастомизированные показатели деятельности предприятия.

Очевидной проблемой при использовании MS Excel на предприятии является наполнение таблиц MS Excel актуальной исходной информацией. Данные приходится либо вводить вручную, что является источником ошибок и дополнительной работы, либо писать программный интерфейс для автоматического наполнения таблиц MS Excel данными из корпоративной информационной системы, что часто является достаточно трудоемкой работой, а также нивелирует всю гибкость использования MS Excel – при изменении таблиц такой код приходится переписывать.

Где находятся 100%-достоверные и проверенные первичные данные, которые используются в финансовых и управленческих контурах управления предприятием? Они находятся в первичных документах предприятия - счетах, актах, договорах и т.п. При наличии на предприятии системы электронного документооборота (СЭД) эти данные существуют в цифровом виде, являются достоверными и верифицированными, так как прошли процедуру электронного согласования и утверждения ответственными сотрудниками. Этим данным можно доверять, они доступны в цифровом виде и их можно использовать через интеграцию с СЭД для формирования управленческой отчетности и построения системы управленческого учета.

Система электронного документооборота и управления совместной работой PayDox включает функционал, позволяющий осуществлять управленческий учет и формировать отчетность через интеграцию с MS Excel.

Функционал СЭД PayDox позволяет пользователям создавать таблицы MS Excel для управленческого учёта и отчетности с автоматическим наполнением таких таблиц актуальными данными из первичных документов. Необходимо лишь в формулах расчета в таблицах MS Excel использовать наименования полей документов из СЭД. Загрузив такой файл MS Excel в СЭД как шаблон, можно потом одним кликом на пиктограмму этого файла в СЭД получать готовый управленческий отчет в виде файла MS Excel с актуальными данными, вставленными в него «на лету» из СЭД. Любая управленческая отчетность таким образом может формироваться самими пользователями и при необходимости дополняться и совершенствоваться. Преимуществом такого подхода является наличие функции «drill-down» – на формируемые отчетом показатели можно кликнуть и получить в СЭД список первичных документов, из которых он получен. Все управленческие отчеты становятся проверяемыми в режиме реального времени. Это важнейшее качество, недостижимое при подготовке управленческой отчетности вручную.

Отчет по приходам и расходам

Отчет о движении денежных средств

Статистика согласования за период

Используемые для агрегирования данные автоматически переносятся в таблицы MS Excel из соответствующих первичных документов в СЭД. При этом часть результирующих данных можно рассчитывать в СЭД, используя настроечные формулы, а другая часть может рассчитываться с использованием формул MS Excel. Это позволяет гибко комбинировать обработку данных - поиск необходимых документов и вычисления над полями документов делать в СЭД, а табличные вычисления и построение графических диаграмм осуществлять в MS Excel.

Таким образом возможно делать тесную интеграцию системы электронного документооборота с уже имеющейся на предприятии управленческой отчетностью на таблицах MS Excel, полностью автоматизируя подготовку таких отчетов. Данный подход обеспечивает гибкость и оперативность подсистемы управленческого учета и отчетности предприятия и позволяет ответственным сотрудникам предприятия участвовать в разработке и дальнейшей адаптации процесса автоматизации управленческой отчетности под нужды предприятия.