Функциональные возможности

Групповое администрирование доступа пользователей к документам

Данная функциональность предоставляет возможность пользователям непосредственно из интерфейса СЭД создавать 2 вида запросов на предоставление доступа к документам:

• текстовые запросы в свободной форме посредством ввода номеров/тематики документов вручную или вставки из клипборда;
• структурированные запросы, создающие автоматически список недоступных пользователю документов при помощи административных отчетов.

Текстовые запросы создаются пользователями в разделе «Запросы пользователей» (левое меню «Администрирование»/«Запросы пользователей»).

Механизм создания структурированных запросов при помощи административных отчетов позволяет пользователям получить автоматически сформированный корректный список недоступных для них документов. Для создания запроса пользователю нужно из левого меню «Отчеты»/«Все отчеты» перейти на страницу со списком доступных пользователю отчетов, выбрать административный отчет, указать параметры отчета для поиска недоступных документов и запустить отчет на выполнение. После формирования отчета пользователь отмечает в чекбоксах документы, к которым нужно получить доступ, и нажатием кнопки «Запросить доступ» отправляет запрос Администртаору СЭД. После подтверждения запроса на доступ к отмеченным документам запрос сохраняется в системе, ему присваивается статус «Активно».

Весь процесс предоставления доступа к документам контролируется системой. Пользователи могут отслеживать актуальный статус исполнения своих заявок и редактировать свои сообщения для Администратора СЭД. После изменения сообщения пользователем дата/время запроса обновляется на дату/время редактирования сообщения. После предоставления доступа Администратором к документу(ам) статус запроса «Активно» изменяется на статус «Исполнено».

Администратор СЭД может предоставлять доступ к документам группам пользователей или отдельным пользователям при помощи административных отчетов для автоматического получения списка документов, к которым нужен доступ.

Запросы, поступившие Администратору вне системы (по email, по телефону, на бумаге), обрабатываются посредством отчета «Документы по списку». Отчет доступен только Администратору, в настройках отчета должен быть указан Уровень доступа «Системный Администратор». Номера документов, к которым нужен доступ, добавляются вручную или из клипборда в поле «Список номеров документов» в форме запроса данного отчета. После запуска отчета на выполнение открывается страница с отчетом, содержащим список документов, к которым нужно предоставить доступ. При нажатии на кнопку «Администрирование» на правой панели страницы появляется возможность отметить в чекбоксах нужные документы. Администратор СЭД отмечает документы, добавляет пользователей из справочника и нажатием кнопки «Предоставить доступ» дает к ним доступ.

Все запросы пользователей, созданные в системе (текстовые и структурированные), отображаются в разделе «Запросы пользователей» (левое меню «Администрирование»/«Запросы пользователей»).

Текстовые запросы перед запуском отчета редактируются. Кликом мыши на текст запроса информация автоматически добавляется в поле «Список документов» на правой панели страницы. Пользователи, которым нужно предоставить доступ, автоматически копируются из запроса в поле «Список пользователей», при необходимости возможно добавление сотрудников из справочника пользователей. Администратор удаляет лишний текст в поле со списком, оставляя только номера документов.

После формирования отчета Администратор СЭД отмечает в чекбоксах нужные документы и нажатием кнопки «Предоставить доступ» дает к ним доступ.

Для структурированных запросов с автоматически сформированным списком документов возможен запуск отчета по иконке в колонке «Статус» из перечня всех созданных в системе заявок. Выданные в отчете документы Администратор отмечает в чекбоксах и предоставляет доступ выборочно к отдельным документам либо ко всем документам сразу.

Пользователи, которым предоставлен доступ, добавляются в карточку документа в поле «Дополнительные пользователи» с указанием даты предоставления доступа и логина пользователя, который предоставил доступ.

Пользователи, имеющие право редактирования документа, могут предоставить доступ к документу отдельным пользователям/группе пользователей при отправке уведомления из карточки документа нажатием на кнопку «Уведомление / Доступ» в блоке «Относящиеся» на правой панели карточки документа.

Данный инструментарий позволяет предоставить доступ к документу без отправки уведомления или сформировать уведомление, при отправке которого предоставляется доступ выбранным пользователям.

Отмеченные в справочнике пользователи автоматически добавляются в поле «Пользователи/Подразделения» в форму создания рассылки, и при отправке уведомления выбранным пользователям предоставляется доступ.

Если выбранным пользователям необходимо только предоставить доступ к документу и не требуется отправлять рассылку, то необходимо нажать на кнопку «Предоставить доступ» в шапке справочника пользователей и закрыть окно создания уведомления. Кнопка доступна только пользователям, имеющим право редактирования данного документа, и, если в списке есть не имеющие доступ к документу пользователи.