Функциональные возможности

Управление неструктурированным контентом корпоративного документа

При создании и согласовании корпоративных документов необходимо осуществлять контроль за содержанием документов таким образом, чтобы гарантировать наличие в документах необходимых разделов и параграфов, соответствующих корпоративному стандарту для различных категорий документов. Различные виды договоров требуют обязательного присутствия стандартных пунктов, обеспечивающих защиту интересов предприятия. Конкурсная документация должна обеспечивать включение в текст договора поставки обязательных пунктов с условиями проведения конкурса на закупку. Приказы и распоряжения должны содержать стандартные юридически правильные формулировки, оформленные в виде параграфов в стандартных шаблонах корпоративных документов.

Система электронного документооборота PayDox предоставляет возможность контролировать использование правильных шаблонов корпоративных документов и наличие в шаблонах документов необходимых разделов и параграфов, а также сигнализирует о расхождениях в текстах обязательных параграфов проверяемого документа с содержимым справочника корпоративного контента. Справочник корпоративного контента пополняется текстами из шаблонов корпоративных документов и содержит правильно составленные параграфы, разделы и абзацы для различных категорий корпоративных документов. Используя правильно составленные тексты документов (договоров, приказов, распоряжений, комплектов конкурсной документации) можно постепенно наполнять этот справочник корпоративным знанием о правильном контенте и обеспечивать его актуальность, дополняя и меняя при необходимости содержащиеся в нем тексты непосредственно из документов. Такой справочник фактически отражает и фиксирует корпоративное знание о правильном корпоративном контенте и помогает при разработке новых шаблонов документов.

Таким образом система помогает выявлять несоответствия в документах, а имеющаяся возможность дополнять справочник комментариями помогает правильно его использовать. Для каждого параграфа справочника в комментарии можно указать, в каких документах и при каких условиях его необходимо использовать. Кнопка "Проверить" позволяет также проверить любой документ в формате MS Word на наличие и отсутствие в нем разделов и параграфов из справочника правильного корпоративного контента, чтобы быстро привести его к правильному виду. Чтобы проверить соответствие файла документа на соответствие справочнику правильного корпоративного контента, надо просто кликнуть на пиктограмму рядом с именем файла. Откроется страница со списком параграфов файла документа. Пиктограмма меню слева у каждого параграфа позволяет производить с параграфами различные действия - посмотреть и сравнить текст данного параграфа в справочнике, внести в документ параграф из справочника либо, наоборот, пополнить справочник текстом параграфа из документа, удалить параграф, посмотреть и отредактировать комментарий к параграфу.

В системе реализуется автоматическая генерация готовых документов на основании шаблонов офисных файлов и форм для ввода данных в документы. В файлы корпоративных документов MS Word «на лету» при выдаче файла подставляется актуальная информация из HTML-формы, в которой хранятся необходимые данные по проекту. Для этого в нужные места документа Word добавляются закладки (bookmarks) с названиями, соответствующими именам полей формы. Таким образом шаблон превращается в рабочий документ, готовый к использованию.

Шаблоны офисных файлов и HTML-формы для ввода данных могут создаваться самими пользователями без программирования и загружаться в папку кейса по проекту. HTML-формы позволяют вводить, редактировать и просматривать данные о проекте (например, закупке) и автоматически по клику получать весь необходимый набор документов для проекта. Доступ пользователей на просмотр и изменение HTML-форм и загрузку файлов шаблонов документов настраивается. По завершении проекта кейсы вместе с формами и файлами документов могут сохраняться в библиотеку шаблонов и далее использоваться для создания аналогичных проектов (например, других закупок).

Документ также можно просмотреть в html-виде, внести и сохранить изменения в файле непосредственно в браузере.

Посмотрите, как это работает на примере бизнес-процесса по закупке компьютерного оборудования