Функциональные возможности

Контроль исполнения документов и поручений

Система электронного документооборота и поддержки совместной работы PayDox позволяет осуществлять контроль исполнения документов и поручений по документам.

Рассылка уведомлений и напоминаний

PayDox позволяет рассылать пользовтелям автоматические e-mail уведомления о наступлении сроков исполнения приказов, распоряжений, договоров, платежных документов и др. E-mail уведомления могут дублироваться в виде sms на мобильные телефоны пользователей.

В системе обеспечивается рассылка автоматических e-mail (или sms) уведомлений о следующих событиях:

• Отправка документа в работу. Уведомляются согласующие или утверждающий (если согласоание документа не предусмотрено).
• Согласование документа. Уведомляются пользователи из списка согласующих, для которых наступила очередь согласовать документ.
• Отправка документа на доработку или отказ в согласовании. Уведомляется инициатор (автор карточки документа).
• Утверждение документа. Уведомляется утверждающий по документу.
• Регистрация документа. Уведомляется регистратор по документу.
• Ознакомление с документом. Уведомляются пользователи из списка ознакомления с документом.
• Информирование о факте согласования, подписания или регистрации документа. При согласовании пользователем система направляет уведомление следующей группе согласующих, если согласующий последний, то утверждающему. После утверждения уведомления рассылаются регистраторам и/или пользователям из списка ознакомления.
• Постановка документа на контроль. Уведомляется контролер по документу.
• Отчет об исполнении документа (поручений). Уведомляются исполнители по документу и инициатор (автор карточки документа).
• и других событиях.

Также система рассылает автоматические e-mail уведомления ответственным за контроль пользователям с напоминаниями о приближении сроков исполнения документов и о просроченных документах. При истечении срока исполнения документа уведомляются руководители.

Система позволяет полностью настроить рассылку автоматических email (sms) уведомлений под потребности заказчика, отключить преднастроенные и добавить собственные. Периодичность рассылки уведомлений по каждому из событий определяется настройками.

При необходимости возможна ручная рассылка e-mail уведомлений из карточки документа. Пользователи, имеющие право редактирования документа, могут предоставить доступ к документу при отправке уведомления сотрудникам, не имеющим доступа.

См. также Настройка автоматической рассылки e-mail уведомлений (установка SMTP-сервера)

Постановка документов на контроль

Контролер и ответственный исполнитель по документу назначаются при создании/редактировании карточки документа.

Пользователи, являющиеся контролерами, могут просмотреть список всех документов, находящихся у них на контроле, по кнопке «Контроль» на главной странице системы.

Ведение всей истории работы с документами

Возможность ведения всей истории работы с документами позволяет отследить, на какой стадии работы находится документ в данный момент, какие поручения и действия с документом уже выполнены. В карточке документа отображается полная информация по работе с документом, чтобы в будущем при необходимости возможно было восстановить весь ход событий, связанных с документом.

В PayDox имеется возможность хранить всю необходимую информацию о документе: реквизиты документа, файлы документа с любым количеством версий, информацию о перемещениях бумажного экземпляра документа, историю согласования, утверждения и исполнения документа, список ознакомленных с документом сотрудников, поручения, обсуждения и комментарии по документу, информацию о контактах и событиях, ссылки на подчиненные документы.

Формирование отчетов по контролю исполнению документов

Встроенный конструктор отчетов в системе PayDox позволяет получить аналитическую информацию, необходимую для оценки исполнительской дисциплины подразделений и отдельных исполнителей в организации.

Администраторы системы и пользователи с соответствующими правами могут самостоятельно создавать необходимые отчеты. Пользователи просто указывают, по каким критериям они хотели бы сформировать отчет, и какую информацию необходимо представить в отчете. Запрос сохраняется в системе и в дальнейшем для получения отчета нужно просто выбрать нужный запрос из списка и запустить его на выполнение.

Демонстрационная версия системы содержит примеры следующих отчетов по контролю исполнения:

• Показатели качества выполнения поручений по подразделению (по документам на контроле)
• Сводный отчет исполнительности подразделений (по документам на контроле)
• Состояние хода работ по исполнителю (по документам на контроле)