Электронное согласование и утверждение (подписание) документов

• Согласование документа
• Утверждение документа
• Рецензирование документа

• В «PayDox Электронный документооборот» документы могут быть просмотрены, согласованы, утверждены и зарегистрированы. После утверждения изменение документа возможно только пользователем с исключительными правами, однако после такого изменения документ необходимо утвердить снова. Это защищает утвержденные документы от несанкционированного изменения.
  
  
• При настройке категории документа задается, необходим ли список согласующих для этого типа документа. Если указать его необходимость, то в карточке документа появляется поле «Список согласующих». Если пользователь присутствует в этом списке и наступила его очередь согласовывать документ, то при входе в карточку документа у него появляется кнопка «Согласовать», а у утверждающего – «Утвердить».
  
  
• При указании списка согласующих можно задать порядок согласования (маршрутизацию) документа, выбирая участников согласования из справочника пользователей, либо выбирая вручную или автоматически предустановленный маршрут согласования для данной категории документа.
  Визуальный drag-n-drop редактор позволяет формировать и корректировать стандартные маршруты согласования документов (приказов, договоров и т.п.) в соответствии с категорией согласуемого документа.
  
  
• Возможны различные виды согласования: параллельное согласование, при котором пользователи могут согласовывать документ одновременно и независимо друг от друга; последовательное согласование, при котором пользователи осуществляют согласование документа только в определенной последовательности; смешанное согласование, при котором обе эти возможности могут комбинироваться.
  
  
• Программными настройками системы можно задавать также условную или жесткую маршрутизацию.
  Условная маршрутизация означает автоматическое определение списка согласующих и утверждающего в зависимости от некоторого условия, например, от суммы договора, который согласовывается.
  Жесткая маршрутизация означает автоматическое задание списка согласующих и утверждающего и невозможность их изменения для определенных категорий документов.
  
  
• Система рассылает автоматические e-mail уведомления пользователям, для которых наступила очередь согласовывать или утверждать документ.
  
  
• В карточке документа отображается полная история согласования документа пользователями: информация о дате начала согласования для данного пользователя, нормативная дата окончания согласования для данного пользователя, дата фактического согласования, количество дней согласования, отклонение от нормативного срока согласования в днях. Информация о сроках согласования пользователем документов видна также в календаре событий данного пользователя.
  
  
• Если к карточке документа присоединены несколько файлов (например, файл договора и приложения к нему), то возможно дополнительно с согласованием карточки всего документа осуществлять отдельное согласование каждого присоединенного к карточке файла.

• формировать маршрут согласования, просто перетаскивая мышью информацию о согласующих между уровнями согласования;
• указывать в документе название маршрута согласования для удобной идентификации маршрутов;
• указывать предельные сроки согласования на каждом уровне согласования в днях и в часах;
• указывать обязательных пользователей, которых нельзя удалять из маршрута согласования, или для которых запрещено менять порядок согласования;
• указывать в маршруте согласования дополнительную информацию, характеризующую прохождение процесса согласования (передано, делегировано и т.п.);
• указывать различные признаки режима согласования (приостановленное, завершенное и др.);
• видеть в отображении маршрута согласования текущее состояние согласования − кто из участников согласования уже согласовал документ, а кто отказал в согласовании;
• просматривать информацию об участниках согласования (должность, подразделение, фото и др.) кликом на ФИО пользователя непосредственно в маршруте согласования.

Статистика согласования за период

• представление пользователю всего списка документов, для которых наступила его очередь их согласовывать, c использованием одной кнопки в меню
• автоматические e-mail (или SMS) уведомления пользователям, для которых наступила очередь согласовывать или утверждать документ
• автоматическое ведение системой истории согласования документа пользователями
• автоматическое формирование системой бумажного листа согласования, содержащего историю согласования, включая комментарии и фиксимильные копии подписей согласующих сотрудников. Настройка внешнего вида формируемого системой бумажного листа согласованияи, аналогичного используемому заказчиком в «ручном» виде
• добавление пользователями текстовых комментариев и файлов в историю согласования
• задание и последующий контроль нормативных сроков согласования документов пользователями как в днях, так и в часах для срочных документов: как для групп пользователей, так и для отдельных пользователей
• автоматический вывод информации о необходимости согласовать документы в персональных календарях пользователей с указанием периода согласования, т.е. даты/времени начала и даты/времени конца согласования в соответствии с нормативными сроками для данного пользователя
• приостановка и возобновление процесса согласования администратором или модератором
• делегирование полномочий по согласованию документа другому пользователю
• добавление согласующим пользователем другого пользователя в список согласования
• принудительное завершение согласования администратором или модератором и отправка документа на утверждение
• взаимоувязанное согласование родительских и подчиненных документов
• маркировка документов, находящихся на согласовании, пиктограммами в выдаваемых системой списках документов для наглядности
• внесение автором документа отметок по учету замечаний пользователей, согласующих документ
• автоматические счетчики времени нахождения документа на согласовании для каждого согласующего пользователя
• представление состояния согласования документов в виде панели сбалансированных показателей
• настройка на обязательное согласование документа всеми согласующими или на возможность отказа в согласовании
• настройка на приостановку согласования документа при отказе в согласовании или продолжении согласования
• настройка на возможность утверждения документа до окончания согласования или только после окончания согласования